Обязанность организации обеспечить надлежащее хранение документов установлена на законодательном уровне. Так, в частности, ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит правило, обязывающее всякое юридическое лицо хранить первичную учетную документацию в бухгалтерии в отдельно выделенном для этого помещении или в запирающемся шкафу. В отделе кадров должны храниться кадровые акты, с которыми служба по персоналу еще работает. В дальнейшем документации, которая утратила свою актуальность, но в силу закона не подлежит уничтожению, передается в архив, где и хранится в течение отведенного ей периода. К слову, в некоторых случаях, период исчисляется десятилетиями.

Нарушение установленного порядка является административным правонарушением и основанием (в некоторых случаях) для привлечения к ответственности. Сумма штрафных санкций для организаций весьма и весьма внушительна.

В то же время далеко не  всякая компания способна обеспечить надлежащее хранение документов. Причин тому множество: от элементарного незнания порядка до отсутствия необходимых административно-материальных ресурсов, ведь архив – это не просто отдельное помещение и стеллажи, но и надлежащая каталогизация и обработка данных.

Вместе с тем, существует способ обеспечить хранение документов по всем правилам без значительных финансовых и временных затрат. Таковым является сотрудничество со специализированными архивными компаниями, чьи услуги поражают своим разнообразием, а расценки – доступностью и демократичностью.

Прибегнув к помощи таких исполнителей, можно не просто обеспечить сохранность актов, но и получить массу дополнительных «бонусов». Например, в виде ретроконверсии (см. тут). Это относительно новая, но уже чрезвычайно востребованная на рынке услуга, включающая в себя комплекс различных мероприятий, направленных на перенос информации с бумажных носителей на электронные.

Причем речь идет вовсе не о банальном сканировании, хотя оно и присутствует в данном случае. Речь идет о создании полноценного электронного архива, четко структурированного и каталогизированного с возможностью осуществления поиска по ключевым словам. В распоряжении крупных архивных центров, как правило, самая эффективная и производительная техника, способная отсканировать и распознать большое количество разнообразной документации. В том числе, рукописной и штрих-кодов.

Сотрудничество со специализированными центрами – это также возможность передать документы на внеофисное хранение. Схема сотрудничества с компанией-исполнителем (если речь идет о солидной фирме) отработана до мелочей и включает в себя курьерскую доставку в хранилище. Последнее оборудовано по последнему слову техники, что позволяет гарантировать не только сохранность переданным бумагам, но и конфиденциальность содержащейся в них информации.  Разумеется, все это актуально только тогда, когда речь идет о солидных, крупных центрах.